ใช้แนวคิด PDCA บริหารองค์กรให้อยู่รอด

     

      https://kanbanize.com/wp-content/uploads/website-images/kanban-resources/pdca.png

      PDCA เป็นแนวคิดหนึ่ง ที่ไม่ได้ให้ความสำคัญเพียงแค่การวางแผน แต่แนวคิดนี้เน้นให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างมีระบบ โดยมีเป้าหมายให้เกิดการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง แนวคิด PDCA ได้รับการพัฒนาขึ้นเป็นครั้งแรกโดย Walter Shewhart ซึ่งถือเป็นผู้บุกเบิกการใช้สถิติสำหรับวงการอุตสาหกรรม และต่อมาวงจร PDCA ได้เป็นที่รู้จักอย่างแพร่หลาย มากขึ้น เมื่อมีผู้ที่เชี่ยวชาญด้านการบริหารคุณภาพ อย่าง W.Edwards Deming ได้นำมาเผยแพร่ ให้เป็นเครื่องมือสำหรับการปรับปรุงกระบวนการ วงจรนี้จึงมีอีกชื่อหนึ่งว่า “Deming Cycle”

มาถึงวันนี้หลาย ๆ คนรู้จักกับวงจร PDCA หรือ Deming Cycle โดยเฉพาะในแวดวงของการทำงาน มีการนำ PDCA เข้ามาประยุกต์ใช้ทั้งการทำงานประจำ และการปรับปรุงงาน

โครงสร้างของ PDCA ประกอบด้วย

1) Plan คือ การวางแผน

2) DO คือ การปฏิบัติตามแผน

3) Check คือ การตรวจสอบ

4) Act คือ การปรับปรุงการดำเนินการอย่างเหมาะสม หรือ การจัดทำมาตรฐานใหม่ ซึ่งถือเป็นพื้นฐานของการยกระดับคุณภาพ

https://us.123rf.com/450wm/pixelery/pixelery1406/pixelery140600070/29371817-business-concept.jpg?ver=6

"หัวใจสำคัญของ PDCA คือการให้แนวทางที่เป็นมาตรฐานและหลักคิดนำทางสำหรับสมาชิกใน

ทีมและพนักงานในการแก้ไขปัญหาและปรับปรุงการทำงานของตนอย่างต่อเนื่อง" 

https://www.sentangsedtee.com/wp-content/uploads/2019/

กรณีศึกษา : โรงขนมจีนขนาดเล็กแห่งหนึ่งภายในจังหวัดร้อยเอ็ด ปรับปรุงคุณภาพงานด้วยวงจร PDCA 

      เป็นโรงงานขนาดเล็กผลิต ขนมจีนจากแป้งหมัก ทางโรงงานใช้แป้งที่ทางโรงงานโม่ข้าวเอง ยอดการผลิตอยู่ที่ 5- 6 ตันต่อวัน มีคนงานประมาณ 30 คน เครื่องจักรในการผลิตค่อนข้างทันสมัยเป็นการผลิตแบบ ต่อเนื่อง

     ทางโรงงานมีปัญหาเส้นอืด แฉะ เปื่อย ไม่เป็นเส้น หลังการเก็บเพียง 1 วัน ทำให้ลูกค้าไม่กล้าซื้อมากกลัวขายไม่หมด แล้วเส้นจะขายไม่ได้ และหากลูกค้าขายไม่หมดจะส่งของคืนหักเงินคืน ทำให้ทางโรงงานมีสูญเสียมาก ทำให้เจ้าของกิจการไม่กล้าขยายกำลังการผลิต และไม่กล้าขยายตลาด เพราะกลัวเรื่องของเสีย

    

    ทางที่ปรึกษาได้เข้าไปสำรวจสภาพปัญหาเบื้องต้น จึงกำหนดแนวทางการปรับปรุงและพัฒนางานด้วยวงจร PDCA เพื่อลดการสูญเสีย และเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน มีขั้นตอนในการดำเนินงานดังนี้

ขั้นตอนวางแผน (Plan)

    1. สำรวจการทำงานในปัจจุบันของพนักงาน พบว่าการผลิตในส่วนการทำเส้นจะมีความเร็วกว่าพนักงานจับเส้นที่อยู่ท้ายไลน์ ทำให้เส้นแช่น้ำนาน รอการจับเส้น ประกอบกับพนักงานนั่งทำงานกับพื้น ทำให้ไม่สะดวกในการเคลื่อนไหว นั่งติดที่ ทำให้ทำงานช้า ประกอบกับทางเจ้าของกิจการไม่มีการกำหนดเป้าหมายว่าต้องทำให้ได้เท่าไร เนื่องจากการผลิตในปัจจุบันต่ำกว่ากำลังผลิตจริง พนักงานจึงทำงานแบบสบายๆ ไม่เร่งรีบ

    2. พนักงานจับเส้นได้ช้า ทำให้มีเวลาผึ่งลมพักเส้นให้สะเด็ดน้ำน้อย เส้นยังไม่แห้งต้องรีบห่อฟิล์มยืด เพราะจะไม่ทันเวลาส่งของ

    3. ทางโรงงานมีพื้นที่ในการวางพักเส้นให้สะเด็ดน้ำไม่เพียงพอ เนื่องจากปัจจุบันจะเป็นโต๊ะวางเพียงโต๊ะเดียว เมื่อวางจนเต็มโต๊ะ ของที่วางแถวแรกจะถูกนำไปห่อฟิล์มยืด ตามด้วยแถวต่อๆไป ซึ่งการเรียงเต็ม 1 โต๊ะใช้เวลาเพียง 20 นาที ไม่เพียงพอให้เส้นเซ็ทตัว

ขั้นตอนปฏิบัติงาน (Do)

    1. ให้เจ้าของกิจการสั่งทำโต๊ะสแตนเลสสำหรับให้พนักงานยืนจับเส้น โดยให้พนักงานจับเส้นที่ยืนรวมกลุ่มกันจับเส้น พนักงานยืนทำงานทำให้ทำงานได้คล่องขึ้น ทำงานได้เร็วขึ้น

    2. เพิ่มจำนวนพนักงานจับเส้นให้ทันกับความเร็วของส่วนทำเส้น ทำให้จับเส้นได้เร็ว เส้นไม่อืดน้ำ

    3. ให้เจ้าของกิจการเคลียร์พื้นที่โดยย้ายเครื่องจักรที่ไม่ได้ใช้งาน และสิ่งของที่ไม่เกี่ยวข้องกับการผลิตออกไป ทำให้มีพื้นที่เพิ่มขึ้น จัดการกั้นเป็นห้องสำหรับพัก เส้น โดยทำโต๊ะสำหรับวางพักเส้นให้เซ็ทตัวก่อนนำไปห่อฟิล์ม มีการบันทึกว่าแต่ละชั้นเริ่มวางเวลาไหน ต้องมีเวลาพักอย่างน้อย 1 ชั่วโมงก่อนนำไปห่อฟิล์ม

ขั้นตอนการตรวจสอบ (Check)

    1. เก็บตัวอย่างสินค้าไปทดสอบดูคุณภาพ เปรียบเทียบกับข้อมูลเดิม พบว่าสินค้าสามารถเก็บได้ 2 – 3 วัน ในสภาพปกติที่อุณหภูมิห้อง โดยเส้นที่อยู่ก้นภาชนะไม่แฉะ ไม่อืด ไม่เละเป็นน้ำ เส้นมีความเหนียวนุ่ม และตลอดเวลาดำเนินงานหลังการปรับปรุง 3 เดือน พบว่าเส้นมีคุณภาพสม่ำเสมอ ไม่ถูกลูกค้าต่อว่าหรือคืนของเลย

ขั้นตอนปรับปรุง แก้ไขงานให้ดีขึ้น (Act)

    1. กำหนดมาตรฐานการทำงานตามแนวทางใหม่เป็นขั้นตอนมาตรฐานในการปฏิบัติงาน ที่จะต้องทบทวนอย่างสม่ำเสมอ และอบรมให้พนักงานใหม่ทำงานตามขั้นตอนนี้

    2. ปรับปรุงงานด้วยการเพิ่มเป้าหมายในการทำงาน พนักงานในส่วนจับเส้นต้องเพิ่มความเร็วในการทำงานให้สอดคล้องกับเครื่องจักร

    3. ภายหลังที่เส้นมีคุณภาพดีขึ้น ลูกค้ากล้าสั่งของมากขึ้นทำให้ยอดการผลิตเพิ่มขึ้น พนักงานทุกคนต้องทราบว่าแต่ละวันจะต้องผลิตเท่าไหร่ และผลิตให้เสร็จตามเวลาก่อนส่งของ

    ผลจากการปรับปรุงพัฒนางานด้วยวงจร PDCA ทำให้สินค้ามีคุณภาพดีขึ้น และมีความสม่ำเสมอ จนลูกค้ายอมรับเกิดความเชื่อมั่นในคุณภาพสินค้า ทำให้ลูกค้าสั่งซื้อมากขึ้น เพราะมั่นใจว่าเก็บค้างคืนแล้วไม่เสีย ผู้บริโภคที่มาซื้อไปรับประทานหรือร้านอาหารที่มาซื้อไปขายก็สามารถเก็บได้ 2 วัน ทำให้ภายหลังการดำเนินงานทางโรงงานสามารถเพิ่มยอดการผลิตเป็นวันละ 10 – 12 ตัน เพราะสามารถขยายตลาดได้ และทางเจ้าของกิจการมีแผนจะลงทุนเครื่องจักรเครื่องที่สาม เพื่อเพิ่มกำลังการผลิตเป็นวันละ 15 – 18 ตัน ซึ่งเมื่อเพิ่มกำลังผลิตจะทำให้ทางกิจการมีต้นทุนการผลิตลดลงจากค่าใช้จ่ายคงที่ที่เท่าเดิมแต่ผลผลิตได้มากขึ้น

ข้อดีของ PDCA
     มีความอเนกประสงค์ : สามารถใช้ วงจร PDCA ในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจที่หลากหลาย ข้อดีคือ ใช้งานได้ดีในเรื่องการจัดการโครงการ การเปลี่ยนแปลงการพัฒนาผลิตภัณฑ์และการจัดการ
    เรียบง่าย : วงจร PDCA เรียบง่ายและเข้าใจง่าย แต่ก็เป็นหนึ่งในเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพสำหรับการเปลี่ยนแปลงและการปรับปรุงที่ยอดเยี่ยม

ข้อจำกัดของ PDCA
     ไม่เหมาะกับการแก้ไขปัญหาเร่งด่วน  ต้องมีความรับผิดชอบในระยะยาว ไม่ใช่การทำเพียงครั้งเดียวเสร็จ หากแต่เป็นกระบวนการที่ต่อเนื่อง ดังนั้นจึงต้องมีความร่วมมือ มุ่งมั่น จากผู้บริหารระดับบนจนถึงผู้ปฎิบัติงานระดับล่าง หากปราศจากผู้นำที่มุ่งมั่น จะไม่สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพในระยะยาวได้

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------

อ้างอิง

   INDUSTRY NETWORK.(2564).PDCA หัวใจสำคัญของการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง,สืบค้นเมื่อ 25 กรกฎาคม 2564. จาก.สถาบันเพิ่มผลผลิตแห่งชาติ - FTPI

   Goodmaterial.(2564).PDCA คือ ทุกเรื่องควรรู้ในการใช้งาน Deming Cycle ดฃเพื่อปรับปรุงคุณภาพการผลิต,สืบค้นเมื่อ 25 กรกฎาคม 2564. จาก.PDCA คือ ทุกเรื่องควรรู้ในการใช้งาน Deming Cycle เพื่อปรับปรุงคุณภาพการผลิต - Good Material